Når jeg skrev bacheloroppgaven min, var et av målene å bli enda bedre kjent med prosessen som finner sted før selve utviklingen av nettsiden. Basert på erfaring er det veldig vanlig å begynne rett på implementeringen eller designet. Som utviklere av nettsider er det vår oppgave å stille de riktige spørsmålene og involvere kunden i prosjektet. Kunder er ofte også ivrige etter å få nettsiden raskt på plass, og derfor trenger de veiledning når det gjelder utviklingen av nettsiden. Det er urealistisk å forvente at kunden kjenner til hele prosessen og vet hvilke spørsmål som må besvares.
Hvor mye involvering som kreves, avhenger av typen nettsted og kundens ambisjoner og ressurser. En liten bedrift kan velge å være sterkt involvert, men det kan gå på bekostning av den daglige driften, noe som ikke er hensiktsmessig. Heldigvis finnes det en rekke beste praksiser som kan brukes for å sikre en høy brukeropplevelse, men det er fortsatt essensielt å ha en strategi. Ta deg en kopp kaffe og les mine tanker om strategi.
Hva er hensikten med en prosjektplan?
En prosjektplan er kort forklart en plan som hjelper prosjektgruppen med å dokumentere valgene som tas. Hensikten med prosjektplanen er å definere hva som skal opprettes (strategi), informasjonsarkitektur, omfanget av prosjektet og mengden og typen undersøkelser som må gjennomføres.
Å definere prosjektets omfang er avgjørende for å redusere "scope creep" (å legge til arbeidsoppgaver i prosjektet som kan true de allerede definerte rammene), opprettholde budsjettet, tidslinjen og kvaliteten på leveransen (Asadullah, Khan, 2006).
En del av omfanget handler om hva som må inkluderes på nettsiden, men for å forstå dette er det avgjørende å vite hva målet med nettsiden er og hvilket problem den skal løse for potensielle brukere. Det er også viktig å forstå hvordan brukerne vil kunne løse sine utfordringer gjennom nettsiden, hvem brukerne er og hvordan de forstår nettsiden. Det kan også være nyttig å lage brukerreiser for å forstå hva kundene ønsker å oppnå.
Den første delen av planleggingen tar ikke hensyn til design eller utvikling, men fokuserer kun på hva som må være på plass og hva brukerne kan gjøre (Usability.gov).
Hva er en strategi?
En grunnleggende forutsetning for å lykkes med et prosjekt er å ha en overordnet strategi. Strategi handler om å planlegge fornuftig slik at ressursene brukes mest mulig effektivt og hensiktsmessig over en lengre periode. Å ha en strategi gjør det lettere å være bevisst og identifisere, men også å ta passende risiko til rett tid. Richard Rumelt nevner i boken "Good Strategy Bad Strategy" tre steg en god strategi er avhengig av:
- Diagnostisere situasjonen
- Utforme et sett av veiledende prinsipper
- Utforme en fremdriftsplan
Prosessen baserer seg på at strategi er en sirkulær prosess som ikke stopper når prosjektet er ferdig, som i dette tilfellet vil si når nettsiden er lansert. Etter lansering vil det være en kontinuerlig prosess av analyse, optimalisering og ombygging for å møte brukerens og bedriftens krav til nettsiden. (Rumelt, Richard, 2011).
Diagnostisere situasjonen
Strategien starter alltid med en visjon som definerer bedriftens overordnede mål. Visjonen prøver å svare på spørsmålet
"Hva må vi nå gjøre for å nå våre mål i morgen?".
For å svare på dette spørsmålet må strategien basere seg på informasjon innhentet gjennom forskning og diagnostisering av dagens utfordringer med løsningen. En vellykket strategi må ta hensyn til forretningskrav fra ulike interessenter, baseres på en forståelse av markedet (brukeren) og konkurrenter (Owyang, Jermiah, 2013).
Veiledende prinsipper
For å sikre at strategien overholdes, er det hensiktsmessig å utvikle noen veiledende prinsipper. Disse prinsippene sørger for at fremdriftsplanen er tilpasset målene i strategien, og at arbeidsgruppen er klar over hvilke retningslinjer prosjektet har. Prinsippene hjelper også arbeidsgruppen med å ta de rette strategiske valgene som fører prosjektet nærmere kundens mål. Noen veiledende prinsipper som nevnes er (Boag, Paul, 2014):
- Samarbeid mellom alle faggrupper.
- Datadrevet utvikling, som innebærer testing av det arbeidet som gjennomføres.
- Iterativ utvikling, som innebærer gradvis utvikling og testing av nettstedet basert på resultatene.
- Brukersentrert tilnærming, hvor det å identifisere brukeren og deres behov er sentralt.
- Ivareta bedriftens overordnede mål og fokusere på brukerens behov.
- Tenke på brukerreisen også utover nettsiden, inkludert sosiale medier.
- Ivareta WCAG 2.0 standard for tilgjengelighet.
- Fokusere på innhold som er av verdi for kunden. At strategien har fokus på å utdanne brukeren og fremme beste praksis når det er mulig.
- Om mulig bidra til innovasjon og holde seg oppdatert i sin bransje.
Fremdriftsplan
Prosjekter som lykkes tar utgangspunkt i en strategisk avgjørelse og fokuserer på å bygge stein på stein for å nå forretningsmålene. Strategien må være fleksibel og tilpasse seg endringer i samfunnet, økonomien, brukerbehov eller andre årsaker. Richard Rumelt nevner at strategi vil lykkes hvis fremdriftsplanen er rasjonell, fleksibel og basert på solide data og forskning. En god strategi identifiserer og utnytter kvalitetene i arbeidsgruppen.
Fremdriftsplanen baseres på prioriteringene som er satt, og siden fremdriftsplanen er fleksibel må nye engasjementer ikke nødvendigvis handle i bunnen av fremdriftsplanen. Paul Boag nevner fire prinsipper som kan benyttes for å avgjøre plasseringen på et tiltak (Boag, 2012):
- Effektivitet: Hvor stor positiv innvirkning et tiltak har på forretningsmålet.
- Kompleksitet: Hvor komplekst er prosjektet som skal implementeres. I sammenheng med kompleksitet er det viktig å være bevisst completion bias. Ifølge Francesca Gino søker vi tilfredsstillelse og glede av å fullføre enkle oppgaver. Å krysse en oppgave av listen er psykologisk givende. Dette kan påvirke hvilke prosjekter som får prioritering.
- Avhengigheter: I hvilken grad er prosjektet avhengig av andre pågående prosjekter eller eksterne faktorer.
- Tidsbegrensning: Innen hvilken tidsramme må hele prosjektet være ferdig. Det er viktig å unngå å sette fiktive tidsfrister for å fremskynde tiltaket. Enhver oppgave som prioriteres fremover, skyver andre oppgaver i køen.
Ressurser er også en viktig faktor å vurdere når man bestemmer graden av prioritering. Hvis bedriften eller arbeidsgruppen ikke har de nødvendige ressursene til å gjennomføre et prosjekt, kan det påvirke plasseringen på fremdriftsplanen.
Hvordan definere en strategi?
Patrick J. Lynch og Sarah Horton nevner i boken "Web Style Guide" tre grunnprinsipper som anbefales å følge når en strategisk plan defineres:
- Rolleavklaring, ansvar og prosjektstyring.
- Strategisk veikart med fokus på overordnede mål. Utvikle et prosjektdokument.
- Brukersentrert tilnærming.
Rolleavklaring
Å avklare roller er avgjørende for å lykkes, og alle involverte i prosjektet må forstå hvilke beslutninger hver enkelt kan ta og hvilket ansvar de har. Prosjektstyring er avgjørende for å unngå at deltakere i gruppen jobber med oppgaver som ikke er rettet mot forretningsmål eller ønskede prosjektmål. I enhver prosess hvor flere er involvert, må det være en person med hovedansvar. Noen spørsmål som boken nevner er relevante å ta med når roller og ansvar fordeles:
- Hvem har autoritet til å starte prosjektet?
- Hvem har autoritet til å godkjenne designet?
- Hvem er ansvarlig for å definere strategisk retning for prosjektet?
- Hvem er ansvarlig for å spesifisere teknologiarkitekturen?
- Hvem er ansvarlig for å sikre at prosjektet utføres i henhold til planen?
- Hvem er ansvarlig for kvaliteten på innholdet?
- Hvem er ansvarlig for å koordinere innholdet på nettstedet?
- Hvem er ansvarlig for å skape innhold?
- Hvem er ansvarlig for daglig vedlikehold?
- Hvem er ansvarlig dersom prosjektet ikke oppfyller interessentenes behov?
- Hvem er ansvarlig dersom prosjektet ikke oppfyller kvalitetsstandarder?
- Hvem er ansvarlig for feil og feilinformasjon?
I store prosjekter er det vanlig at en person har bare én rolle, mens i små prosjekter kan det være nødvendig for en person å ha flere ansvarsområder, og noen roller kan være ubesatte.
Prosjektdokument med fremdriftsplan og rollebeskrivelse
Prosjektdokumentet danner et rammeverk og grunnlag for beslutningstaking gjennom hele prosjektets livssyklus. Dokumentet sikrer at arbeidsgruppen har en felles forståelse av veien mot målet. Dokumentet, som forfatterne av Web Style Guide refererer til, inkluderer følgende seksjoner:
- Formål: Hva er formålet med produktet?
- Mål: Hvilke utfordringer for brukeren skal produktet løse?
- Målgruppe: Hvem må produktet appellere til og løse problemer for?
- Suksessindikatorer: Hvordan kan vi vite at prosjektmålet er oppnådd?
- Strategier: Hvilken tilnærming må vi ta for å realisere målene?
- Taktikk: Hvilke aktiviteter kan bidra til å realisere strategiene?
Ved utvikling av dokumentet er målet å etablere en overordnet strategi, og det er ikke nødvendig å bruke mye tid på målbare resultater. Fokuset i begynnelsen bør være på formålet, målet og målgruppen. Målet er å danne et fundament for fremgangsmåten og verktøyene som skal brukes. Et godt skrevet prosjektdokument fungerer som et kompass som holder arbeidsgruppen på kurs mot målene som ble etablert ved starten av prosjektet.
Dokumentet kan også brukes som referansepunkt for å løse tvister, unngå "scope creep", vurdere potensialet i nye ideer når de oppstår, måle fremgang og holde utviklingsteamet fokusert på sluttresultatet. Det kan også brukes til å vurdere prosjektet etter ferdigstillelse, og bedømme i hvilken grad prosjektet ble styrt av strategi og om prosjektmålene ble oppfylt.
Brukersentrert tilnærming
Boken nevner videre at nettsider ofte betraktes som teknologiske problemer, hvor fokuset i begynnelsen er på valg av rammeverk og design, i stedet for å ta hensyn til brukerbehovet og involvere brukeren i utviklingsprosessen. Å ha en brukersentrert tilnærming innebærer å teste løsningen på et utvalg brukere med ulik alder, kunnskap og interesser. Ved å lytte til brukerne, stille spørsmål og teste løsningen, kan utvikleren sikre at brukeropplevelsen samsvarer med brukerens forventninger og mål.
En brukersentrert tilnærming er i tråd med de veiledende prinsippene nevnt av Boag, som også bør være en del av strategien.
Konklusjon
Mange små og mellomstore bedrifter hopper rett til implementeringen eller designet av en ny nettside uten å følge en strategisk prosess. Det er viktig å involvere kunden og definere prosjektets omfang før man går i gang. En god strategi er nødvendig for å oppnå suksess, og den bør inkludere diagnostisering av situasjonen, veiledende prinsipper og en fremdriftsplan.
Rolleavklaring, et prosjektdokument og en brukersentrert tilnærming er viktige elementer i å definere en strategi. Ved å følge disse prinsippene kan små og mellomstore bedrifter sikre en høy brukeropplevelse og oppnå sine mål med en ny nettside.
Kilder:
- Rumelt, R. P. (2011). Good Strategy/Bad Strategy: The Difference and Why It Matters.
- Boag, P. (2012). Digital Adaptation: Growing Your Business in the Digital Age.
- Gino, F. (2019). Rebel Talent: Why It Pays to Break the Rules at Work and in Life.
- Lynch, P. J., & Horton, S. (2011). Web Style Guide: Basic Design Principles for Creating Web Sites.
- Asadullah, Khan (2006), Project Scope Management, Link
- Owyang, Jeremiah (2006) Web Strategy: The Three Elements of Web Strategy, Link